Privacy Statement
Versie 1 januari 2025
Workspace Heroes levert diensten waardoor haar klanten (werkgevers) het werk leuker en makkelijker kunnen halen door beter de software te benutten van Microsoft 365. Bij het aanbieden van onze diensten verwerken wij persoonsgegevens. Ook verwerken wij persoonsgegevens wanneer u deze website bezoekt. Wij vinden het belangrijk om persoonsgegevens zorgvuldig te behandelen. In ons Privacy Statement kunt u lezen hoe we met de verzamelde persoonsgegevens omgaan, welke rechten u heeft, met wie wij uw gegevens delen en wanneer wij uw gegevens verwijderen.
Wie is Workspace Heroes en hoe kunt u contact opnemen?
Workspace Heroes B.V. (“Workspace Heroes”, “wij”, “ons” of “onze”) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens en is gevestigd te (2011 MJ) Haarlem, aan de Kennemerplein 6-14 en ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 80786227.
Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via office@workspaceheroes.com.
Voor wie is dit Privacy Statement relevant?
Dit Privacy Statement geldt voor u als:
i) u onze website www.workspaceheroes.com (de “Website”) bezoekt;
ii) u contact met ons opneemt; en/of
iii) uw organisatie gebruik maakt van onze diensten en u contactpersoon of werknemer daarvan bent.
Wat doet Workspace Heroes met uw persoonsgegevens?
Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Volgens de wet mogen we uw persoonsgegevens alleen gebruiken als we daar een geldige reden voor hebben, dat wordt een “grondslag” genoemd. Voorbeelden van grondslagen zijn: uw toestemming, het sluiten/uitvoeren van een overeenkomst, het gerechtvaardigd belang van Workspace Heroes of het uitvoeren van een wettelijke verplichting.
In onderstaand overzicht leggen we uit waarom Workspace Heroes persoonsgegevens verzamelt en om welke gegevens het gaat.
1. Bezoek van de Website. Als u de Website bezoekt, verzamelen wij een aantal technische gegevens over uw bezoek. Zo verzamelen wij de datum en het tijdstip van het bezoek, IP-adres, MAC-adres of ander uniek nummer, browser, onderdelen die u bezoekt en andere loginformatie (zoals URL referrer). Wij hebben een gerechtvaardigd belang om deze persoonsgegevens te verwerken, omdat wij de website optimaal willen laten functioneren, informatie op de gewenste manier weer willen geven en de Website adequaat wensen te beveiligen. Ook verzamelen wij informatie over uw bezoek van onze Website via cookies (of vergelijkbare technieken zoals pixels). Cookies helpen ons om te begrijpen hoe onze website wordt gebruikt. We kunnen een legitiem belang hebben bij het analyseren en verbeteren van de website, maar we verwerken ook de informatie die we verkrijgen via cookies op basis van uw toestemming. Voor meer informatie over de cookies die wij plaatsen en voor welk doel, verwijzen wij u naar ons Cookie Statement.
2. Contact. U kunt op verschillende manieren contact met Workspace Heroes opnemen, afhankelijk van hetgeen u wenst te vragen of bespreken. Zo kunt u bijvoorbeeld per e-mail en telefonisch contact met ons opnemen.
Indien u contact met Workspace Heroes opneemt, verwerken wij de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt. Welke gegevens het precies betreft hangt af van uw vraag of verzoek, maar het kan bijvoorbeeld gaan om uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en de informatie die u bij uw vraag verstrekt. Ook als u telefonisch contact opneemt, leggen wij informatie over u vast als dat nodig is voor het afhandelen van uw vraag. In het geval er door Workspace Heroes fysieke post wordt ontvangen, dan zullen de betreffende stukken worden gedigitaliseerd en opgeslagen.
Bovengenoemde persoonsgegevens verwerken wij alleen om uw vraag te beantwoorden en u van dienst te kunnen zijn. De verwerking van deze gegevens is gebaseerd op de wettelijke grondslag van het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst als het betrekking heeft op onze dienstverlening. In alle andere gevallen worden uw gegevens verzameld op basis van uw toestemming.
3. Dienstverlening (organisaties / zakelijke relaties). Wij verwerken uw persoonsgegevens als u een zakelijke relatie van ons bent, zoals een contactpersoon van een organisatie die onze diensten afneemt of wenst af te nemen of waarvan wij diensten afnemen. In dat kader verwerken we uw persoonlijke informatie, zoals naam, adres, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer en andere noodzakelijke bedrijfs- en contactinformatie, de inhoud van onze correspondentie, informatie over de diensten die wij aan u aanbieden, zoals offertes, overeenkomsten, instructies, informatie over facturen en betalingen, waaronder bankgegevens (van uw organisatie) en betaalgeschiedenis.
Wij verwerken deze persoonsgegevens om onze diensten aan te bieden en vragen en verzoeken daaromtrent te kunnen afhandelen, om u informatie te verstrekken over onze dienstverlening, direct (telefonisch of per e-mail) of via onze Website, om betalingen te kunnen verwerken en om een zorgvuldige administratie bij te kunnen houden. Voornoemde verwerkingen zijn noodzakelijk voor het aangaan of het uitvoeren van de overeenkomst met u. Ook zijn wij op basis van fiscale wetgeving verplicht om bepaalde gegevens te verwerken in het kader van onze administratie.
4. Dienstverlening (werknemers organisaties). Indien uw werkgever diensten van ons afneemt, kan uw werkgever in dat kader persoonsgegevens van u aan ons verstrekken. Wij hebben met uw werkgever afgesproken dat uw werkgever niet meer gegevens aan ons verstrekt dan strikt noodzakelijk is voor onze dienstverlening. De verwerkte gegevens betreffen onder andere uw (zakelijke) e-mailadres, geslacht, leeftijd, dienstjaren, motivatie en informatie die door u verstrekt is in het kader van vragenlijsten (zoals uw meningen en inzichten). Daarnaast organiseert Workspace Heroes teamsessies en diepte interviews om meer informatie van u te verkrijgen over de organisatie en uw ervaringen in de organisatie, welke wij in gevallen kunnen opnemen – zodat wij het gesprek nog beter kunnen analyseren en de resultaten daaruit kunnen verwerken. Wij kunnen u ook vragen om vragenlijsten in te vullen.
Workspace Heroes analyseert, en in sommige gevallen, aggregeert, de verkregen gegevens en stelt op basis van de verkregen en verzamelde (persoons)gegevens informatie, overzichten, analyses en grafieken op. Deze resultaten hebben als doel het in kaart brengen van tevredenheid, patronen, en de groepsdynamiek zodat praktische en concrete werkvormen kunnen worden ontwikkeld die het werkklimaat verbeteren. De resultaten kunnen aan uw werkgever ter beschikking worden gesteld via een online omgeving, maar zijn niet tot u als individu te herleiden.
De verwerkingen van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Workspace Heroes, namelijk om de diensten voor de werkgever uit te voeren. Het opnemen van gesprekken doen wij alleen met uw voorafgaande, expliciete toestemming.
5. Nieuwsbrieven. Wij houden u graag op de hoogte over nieuws met betrekking tot het verbeteren van team- en organisatie performance. U kunt zich op onze Website dan ook aanmelden voor de e-mailnieuwsbrief. Voor het versturen van deze nieuwsbrieven, verwerken wij uw(voor)naam en e-mailadres. Wij verwerken deze persoonsgegevens op basis van uw toestemming. U kunt zich altijd afmelden voor de nieuwbrief door op de “afmelden” button in de e-mail te klikken.
De persoonsgegevens die via de Workspace Heroes pagina op LinkedIn worden verzameld, waaronder jouw (voor)naam en e-mailadres, zullen worden gebruikt voor marketingdoeleinden.
6. Aanmelden voor deelname onderzoek. Via onze website kunt u zich aanmelden voor enkele onderzoeken die door derde partijen worden uitgevoerd. Op het aanmeldformulier vragen wij om uw organisatienaam, website URL, aantal werknemers, functietitel, aanhef, voor- en achternaam, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer. Deze gegevens sturen wij met uw toestemming door naar de derde partij die het onderzoek uitvoert waarvoor u zich heeft aangemeld. U begrijpt dat er door deze partij contact met u zal worden opgenomen (telefonisch of via e-mail) naar aanleiding van uw aanmelding. Wij verwerken deze gegevens niet verder, tenzij u toestemming geeft aan ons om uw aanmeldgegevens te gebruiken voor onze eigen (marketing-)doeleinden.
7. Registeren van een account en inloggen om gebruik te maken van de dienst. Om gebruik te kunnen maken van Mijn Future of Work, word u verzocht een account aan te maken. Voor het aanmaken van uw account wordt uw naam, e-mailadres en wachtwoord verwerkt. Tevens kunnen wij het opgegeven e-mailadres gebruiken voor verificatiedoeleinden. De grondslag voor deze gegevensverwerking betreft het aangaan en uitvoeren van een overeenkomst.
8. Evenementen. Bij aanmelding voor onze evenementen verwerken wij noodzakelijke gegevens zoals uw naam, organisatie, functie, (zakelijke) contactgegevens, facturatie- en betaalinformatie. Deze gegevens verwerken wij om de overeenkomst met u aan te gaan en te kunnen uitvoeren. Bij deelname aan onze evenementen kan het zijn dat er foto’s worden gemaakt voor promotionele doeleinden. Wij vragen hierbij om uw toestemming om deze foto’s te publiceren op onze website, sociale media en andere marketingmaterialen.
9. Overige verwerkingen. Workspace Heroes verwerkt ook persoonsgegevens ter bescherming van haar rechten (bijvoorbeeld via een rechtszaak of voor incassovorderingen) of indien Workspace Heroes moet voldoen aan een verzoek van toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsautoriteiten. Voorbeelden zijn de Autoriteit Persoonsgegevens en de politie. Wij doen dit alleen als dat op grond van de wet verplicht is of wanneer dit inderdaad noodzakelijk is ter bescherming van onze rechten. Indien het is toegestaan, zal Workspace Heroes u hiervan in detail op de hoogte stellen.
Hoe lang bewaart Workspace Heroes uw persoonsgegevens?
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is. Workspace Heroes hanteert bovendien de volgende bewaartermijnen.
1. Website: De persoonsgegevens die staan vermeld bij “Bezoek van de Website”, bewaren wij één maand na het bezoek.
2. Contact: De persoonsgegevens die staan genoemd bij “Contact” bewaren wij één maand na het afhandelen van de vraag of één jaar na het afhandelen van de klacht.
3. Dienstverlening: De persoonsgegevens die staan genoemd onder “Dienstverlening” bewaren wij niet langer dan noodzakelijk en uiterlijk één jaar na afloop van onze dienstverlening. Opgenomen gesprekken bewaren wij uiterlijk één maand na afronding van de opdracht in welk kader de betreffende gesprekken hebben plaatsgevonden.
Sommige persoonsgegevens moeten wij langer bewaren omdat specifieke wet- of regelgeving dit voorschrijft. Voor de Belastingdienst moeten wij bijvoorbeeld bepaalde administratiegegevens minimaal zeven jaar bewaren. Persoonsgegevens die wij verwerken in het geval wij door u betrokken worden in een claim of procedure bewaren wij ook langer.
Beveiliging van uw gegevens
Wij maken gebruik van veiligheidsmaatregelen om ongeautoriseerde toegang tot uw persoonsgegevens te voorkomen, zoals beveiligde servers die voldoen aan internationale veiligheidsnormen. Deze maatregelen worden regelmatig geëvalueerd.
Ondanks deze inspanningen kunnen we niet garanderen dat de manier waarop u ons online van uw gegevens voorziet 100% veilig is.
Wanneer kunnen wij uw gegevens delen met derden?
Wij waarderen het vertrouwen dat u in ons stelt en wij zullen daarom uiterst zorgvuldig met uw gegevens omgaan. Wij kunnen uw gegevens delen indien dit voor onze dienstverlening gewenst is, met uw toestemming, aan verwerkers, wanneer wij een gerechtvaardigd belang hebben of wij dit wettelijk verplicht zijn.
1. Verwerkers
Workspace Heroes maakt bij sommige gegevensverwerkingen gebruik van derde partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken (een verwerker). Wij maken bijvoorbeeld gebruik van externe partijen om gegevens op te slaan en te beheren of om enquêtes uit te zetten en te beheren. Wij sluiten altijd een verwerkersovereenkomst af met ingeschakelde verwerkers. Dit is onze lijst van verwerkers:
• Calendly
• Bisbrick
• Hoezo
• Miro
• Pipedrive
• Microsoft
• LinkedIn salesnavigator
• Pandadoc
• Evaboot
• LinkedIn
• Meetalfred
• Cookie leveranciers
• Mailproviders
• Bezorgdienst
• Evenement organisaties
• Overige IT-dienstverleners, consultants, en service providers
2. Verwerkingsverantwoordelijken (partijen waar wij mee samenwerken)
Wij delen persoonsgegevens ook met dienstverleners die (gedeeltelijk) zelf verantwoordelijk zijn voor hetgeen zij met uw persoonsgegevens doen (een verwerkingsverantwoordelijke). Het gaat bijvoorbeeld om coaches en coach-organisaties, of partijen die met uw toestemming bepaalde onderzoeken uitvoeren zoals Nyenrode Business Universiteit en de Open Universiteit. Omdat dergelijke partijen zelf (gedeeltelijk) verantwoordelijk zijn voor het verwerken van uw persoonsgegevens, moeten zij u daar zelf over informeren. U kunt meer informatie hierover vinden in de privacyverklaring van deze derde partijen.
3. Overheidsinstellingen, autoriteiten en vorderingen
Om te voldoen aan wet- en regelgeving kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met betrokken overheidsinstellingen. De Belastingdienst kan financiële gegevens opvragen. Daarnaast kan Workspace Heroes een wettelijke verplichting hebben om persoonsgegevens te delen met andere toezichthoudende instanties. Zie hiervoor ook de beschrijving onder “Overige verwerkingen”.
Links naar websites van derden en sociale media buttons
Deze website kan links bevatten naar websites van derden. We hebben ook buttons van LinkedIn aan onze website toegevoegd. Als u op de button klikt, kunnen er cookies worden geplaatst. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites en links van derden. We adviseren u om de privacyverklaringen van deze derde partijen te lezen. We kunnen niet garanderen dat deze derden uw gegevens op een veilige manier zullen behandelen.
Waar worden uw persoonsgegevens opgeslagen?
Workspace Heroes verwerkt de persoonsgegevens ten behoeve van het project bij ONVZ in Nederland en/of andere landen binnen de EER. Het is mogelijk dat uw gegevens worden gedeeld en anderszins verwerkt naar een locatie buiten de EER. Wij zullen uw gegevens alleen delen met derden buiten de EER als er een passend beschermingsniveau is voor de verwerking van uw persoonsgegevens, zoals standaard contractuele clausules.
Wat zijn uw rechten?
Als Workspace Heroes persoonsgegevens van u verwerkt, heeft u enkele privacy rechten. Deze rechten kunnen, afhankelijk van de omstandigheden, worden beperkt.
1. Recht van inzage. U heeft het recht om van Workspace Heroes inzage te verkrijgen van uw persoonsgegevens en van aanvullende informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld aan welke (categorieën van) ontvangers uw persoonsgegevens zijn of worden gedeeld.
2. Recht om uw gegevens te wissen. In een aantal gevallen heeft u het recht om aan Workspace Heroes te vragen uw persoonsgegevens te verwijderen. Wij zullen uw persoonsgegevens wissen, bijvoorbeeld als uw gegevens niet meer nodig zijn, als uw bezwaar maakt tegen het gebruik van uw gegevens of als een wettelijk bepaalde bewaartermijn is verlopen.
3. Recht op rectificatie. Verder kunt u aan ons vragen of wij persoonsgegevens van u willen rectificeren, wat inhoudt dat wij onjuiste of onvolledige persoonsgegevens van u zullen corrigeren.
4. Recht van bezwaar. Als Workspace Heroes het gebruik van uw persoonsgegevens baseert op haar gerechtvaardigde belangen, heeft u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens vanwege uw specifieke situatie (uw bijzondere persoonlijke omstandigheden). Wij zullen stoppen met deze gegevens te verwerken, tenzij wij aanvoeren dat er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen. Zo lang nog niet duidelijk is of onze gronden zwaarder wegen, zullen wij de betreffende gegevens niet verwerken.
5. Recht op beperking. U heeft in bepaalde situaties het recht op beperking van het gebruik van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat Workspace Heroes de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk pauzeert, bijvoorbeeld als uw persoonsgegevens mogelijk onjuist zijn, beperken wij het gebruik zolang wij nog niet hebben gecontroleerd of de gegevens wel kloppen.
6. Recht op overdraagbaarheid.
U heeft het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, zodat het kan worden overgedragen aan een andere partij (bijvoorbeeld, een andere website), indien technisch uitvoerbaar.
7. Intrekken van uw toestemming. Wanneer wij persoonsgegevens van u verwerken op basis van uw toestemming, heeft u het recht om die toestemming op elk moment weer in te trekken. Dat heeft geen invloed op de persoonsgegevens die Workspace Heroes heeft verwerkt voordat u uw toestemming introk.
Als u één van bovengenoemde rechten wilt uitoefenen, kunt u contact opnemen via office@workspaceheroes.com. Workspace Heroes zorgt ervoor dat uw verzoek zo snel mogelijk wordt beantwoord. We zullen in ieder geval binnen één maand na ontvangst inhoudelijk op het verzoek reageren. Wij kunnen deze termijn ook met twee maanden verlengen, maar daar stellen we u in dat geval van op de hoogte.
Bovengenoemde rechten zijn niet absoluut. Dat betekent dat er (wettelijke) uitzonderingen zijn die gelden voor Workspace Heroes om het verzoek af te wijzen. Als wij besluiten uw verzoek af te wijzen, zullen wij u uitleggen waarom. Wij kunnen daarnaast om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren.
Klachten over het gebruik van uw persoonsgegevens melden?
Indien u nog vragen mocht hebben over het Privacy Statement van Workspace Heroes of een klacht heeft over het verwerken van persoonsgegevens, dan kunt u contact met ons opnemen via office@workspaceheroes.com. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Kan dit Privacy Statement worden gewijzigd?
In geval wijziging van ons Privacy Statement nodig mocht zijn, dan vindt u op deze pagina altijd de meest recente informatie. Als we ons Privacy Statement zodanig veranderen dat de verandering grote gevolgen voor uw privacy heeft, zullen wij u daarop wijzen.
Laatste update: 1 januari 2025
Workspace Heroes BV
Kennemerplein 6-14
2011 MJ Haarlem
Nederland
Contact
office@workspaceheroes.com
KVK 80786227
© Workspace Heroes 2025
Nog in te vullen…