Leuker met Microsoft 365 tools aan de slag en op een positieve manier samen thuiswerken? Dat kan. Zet een community met een groep interne helden op en ga aan de slag. Interne helden zijn de pioniers (vaak gestart vanuit IT, HR of communicatie) en gelukkig steeds vaker ook uit andere lagen en verschillende teams.

De interne helden lopen voorop en zijn de innovator. Zij zijn er om de anderen te bewegen om met hen mee te lopen. Misschien ben jij zelf wel een interne held of denk je meteen aan die ene interne held die hunkert naar een community, om te delen, te leren en door te geven.

Daarom geven wij in dit blog vier power tips waarmee je zelf een succesvolle community kunt creëren.

Een community bestaat dus uit interne helden. Deze groep is immers zeer gepassioneerd over de Microsoft 365 tools die het leven makkelijker maken. En zodra er één interne held enthousiast is, zal deze minimaal drie andere personen buiten de community kunnen enthousiasmeren. Vervolgens vlekken de vaardigheden uit over de gehele organisatie. En dát is het doel. Maar first things first.

Stap 1: wijs een interne held als community leader aan

Een community heeft een aanspreekpunt nodig, iemand die dit niet alleen wil maar waarvan je weet dat deze dit ook kán. Dat is dus de eerste stap. Wie wil het aanspreekpunt zijn? Handen? Zorg ervoor dat dit iemand is die een goede brug kan slaan tussen de organisatie en de IT-afdeling. Denk aan iemand van communicatie of een functioneel beheerder. Iemand die de lijntjes kent, kan later sneller verbeterkansen én verbeterrisico’s onder de aandacht brengen.

De community leader is de aanjager en de ‘duwer’ van de groep. In de eerste periode zal deze persoon veel tijd kwijt zijn om de helden te inspireren en enthousiasmeren. Hou hier dus rekening mee. Het betaalt zich daarna wél dubbel en dwars terug.

Stap 2: Maak de helden zichtbaar

De meest gestelde vraag aan Workspace Heroes is: hoe herken ik de interne held? Daarom delen wij een profielschets, en altijd worden er meerdere collega’s in herkend. En zodra deze innovators gevonden zijn gaan jullie aan de slag. Wij adviseren minstens één interne held per team, maar hoe meer zielen hoe meer vreugd! Is iedereen verzameld? zorg ervoor dat de groep zichtbaar is voor de andere collega’s. Interne helden worden natuurlijk pas helden nadat ze iemand geholpen hebben. Aan de slag dus. Laat ze zichzelf in de eigen groep kenbaar maken, met het maken van een speciale foto in hun Office 365 profiel. Door hiermee te starten begin je direct met kennisdelen!

Stap 3: Ontwikkel, ondersteun en begeleid

De helden lopen voorop, zij zijn de aanjager dus stel aan hen de vraag aan welke vaardigheden ze behoefte hebben? Maar ook, wat vind je als organisatie belangrijk om te implementeren en sluit dit aan? Hoeveel tijd en ruimte hebben ze hiervoor van hun management? Hou deze behoeftes op één lijn, want plezier en enthousiasme zijn dé sleutel om de community tot een succes te maken. Biedt daarom continu diverse leervormen en ondersteuning aan. Maak het een persoonlijk en passend leerpad. Geen held is namelijk hetzelfde. Diversiteit in kennis en vaardigheden zijn in deze groep aanwezig en belangrijk voor de digitale innovatie in je organisatie.

Stap 4: Neem en geef (hen) de tijd

Geduld is een schone zaak: elke verandering kost tijd, gemiddeld 28 dagen. Knip de veranderingen daarom op in kleine stukjes zodat het behapbaar wordt en beter blijft hangen. Geef de interne helden dus tijd naast de dagelijkse werkzaamheden.

Met één uur per week kunnen jullie al ver komen! Geef tijd en je krijgt er zeker wat voor terug.

Bonus tip: eerst management

We zien veel dat onze helden weinig tijd beschikbaar hebben om zich in hun rol te bekwamen of hun rol uit te voeren. Organiseer mede hierom een management commitment en laat hen het belang uitdragen. Omdat ongeveer de helft van de helden afhaakt als het management onvoldoende achter de rol staat en de toegevoegde waarde onduidelijk blijft. Bepaal vanuit het management commitment hoeveel tijd de held nodig heeft voor enerzijds de eigen kennis vergaren en anderzijds het ondersteunen van de collega’s of verbeterinitiatieven.

Mocht je nog vragen hebben, stuur een mail naar: Carina@workspaceheroes.com

Heel veel plezier!