Half tien’s ochtends: je hebt gesport, ontbeten en je bent er klaar voor. Je klapt je laptop open en begint vol goede moed. Al snel heb je een prangende vraag over de presentatie die je vanmiddag geeft. Virtueel klop je aan bij de collega die hierbij betrokken is, maar deze reageert niet op je chat. Je stuurt je vraag naar de rest van het team, maar het blijft stil…

Twijfel neemt toe, heb je iets gemist?

Zitten ze in een Teams-vergadering? Dat zou balen zijn, want dat kan uren duren en daar heb je geen tijd voor. Al chattend klop je aan bij enkele collega’s. Als je geen antwoord op deze vragen krijgt, kun je niet verder met je voorbereidingen.

Herkenbare uitdaging toch? Hoe krijg je die ene collega te pakken, waarvan je weet dat hij of zij beschikbaar is? Gelukkig is hier weer een heel simpele oplossing voor: De stoplichtmethode!

Drie kleuren, drie mogelijkheden. En iedereen in je organisatie kan deze zien. Dat voorkomt onnodige frustraties en onnodig wachten. Een kind kan de was doen?

Hoe werkt de stoplichtmethode?

Heb je gezien dat bij je foto rechtsboven in Teams een gekleurd rond bolletje staat? Nou, deze kleuren geven jouw status aan en lopen tegelijk met jouw agenda. Dus Teams regelt standaard dat jouw beschikbaarheid zichtbaar is voor jou en je collega’s. Dat geldt dus ook andersom. Zij hebben ook zo’n gekleurd bolletje bij hun profiel staan. Ga je dus in Teams met collega chatten of bellen, dan zie je meteen een groen, oranje of rood bolletje.

Deze kleuren staan voor de volgende veelvoorkomende situaties.

Staat je collega op groen? Doen!

Staat het bolletje op groen? Dan betekent dit dat je collega op dat moment geen afspraken heeft en beschikbaar is voor je vraag. Stuur een bericht via de chat of klik meteen op videobellen. Dit zorgt voor een snelle en goede bereikbaarheid, alsof je op kantoor bent.

Staat je collega op oranje?

Dan is je collega afwezig. Stuur dan een chat met de vraag of je collega je later terugbelt. Heeft je vraag haast? Probeer een collega die op groen staat met een chatbericht of klik direct op videobellen.

Staat je collega op rood?

Dan is deze bezet, heeft een afspraak of zit in een Teams-vergadering. Je kan wachten totdat je collega weer op groen staat. Of je stelt een melding in, zodat je een seintje krijgt zodra je collega weer op groen staat. Kun je niet wachten? Probeer een andere collega die wel op groen staat.

Kortom:

Groen = doen!

Oranje = wanneer kan je?

Rood = alleen bij nood

Veel plezier met het uitproberen en het delen van de stoplichtmethode met je collega’s. Be a Hero: samen sta je sterk!

Geïnspireerd en meer weten?

Lees de andere blogs met handige en leuke tooltips of stuur een bericht naar carina@workspaceheroes.com