“Carina, weet je wat mij is opgevallen? Als ik bij organisaties kom die hebben gewerkt met het championsprogramma, dan zijn veel van die champions de organisatie uit.” Zei een vakcollega alweer een tijd geleden tegen mij.

Daar schrok ik van, omdat ik er zelf in geloofde dat championsprogramma’s goed werken. Dat moest ik bewezen zien en helaas kwam ik tot de volgende conclusie: championsprogramma’s werken niet of te kort.

Wil je liever luisteren dan lezen? Luister hier verder.

Champions zijn de helden van een organisatie

Champions zijn de mensen waar een organisatie blij mee is. Ze zijn enthousiast, goed in hun werk en sociaal hartstikke vaardig. Ze liggen goed in het team, goed in de groep. De gedachte achter het inzetten van champions is dat het teams hechter kan maken door een vertrouwd persoon te kiezen als vraagbaak en hulp bij het implementeren van ICT. Daarnaast is de belofte dat het de organisatie geld scheelt om door eigen medewerkers de implementatie te laten ondersteunen in plaats door externe consultants of trainers. Kortom: een collega die collega’s traint.

Eénmalig trainen is weggegooid geld

Er is veel te zeggen voor het geleidelijk trainen van een organisatie.

Vaak is er al zoveel geld uitgegeven aan de technologie, dat er nog weinig overblijft om de mensen die ermee moeten werken te trainen. Dus vaak komt het erop neer dat ik één keer een klassikale training mag geven aan de hele organisatie en dan was het budget op. Vaak komt zo’n training net te vroeg in het proces of is het te veel tegelijkertijd. Dan worden mensen overladen. Je voelt dan zoveel spanning in bij medewerkers. Ze komen wel opdagen, maar in de weerstand, of met hun gedachten elders. Niet zo vreemd want ze kunnen twee of drie uur hun werk niet hun doen en dat heeft natuurlijk best veel impact op een werkweek.

Vergeetcurve van Ebbinghaus 

Maar als je maximaal tien mensen wilt trainen ben je behoorlijk wat sessies aan het geven voordat je iedereen hebt getraind. En dat is een ongelooflijk kostbare transitie.

Als je niet direct gaat oefenen met de informatie dan vergeet je de kennis van een eenmalige training weer net zo snel als deze overgebracht werd, beweerd de ‘vergeetcurve van Ebbinghaus’. (link)

Impact maken!

Workspace Heroes is ooit ontstaan vanuit het idee: Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik met het jaarlijkse ontwikkelbudget dat een organisatie gemiddeld uitgeeft, meer impact kan maken?

Ook ik ontwikkelde een championsprogramma

Daarom ontwikkelde ik jaren geleden een championsprogramma gebaseerd op het champions principe van Microsoft. De bedoeling was om het budget uit te smeren over één jaar over een select gezelschap. Binnen dit gezelschap maakte ik een splitsing met welke kennis ze direct nodig hadden en welke kennis later. In een jaar tijd leren ze niet alleen over de tools, maar passen ze dat ook zelf toe.

Klinkt geweldig alleen stapt de helft van deze champions binnen twee jaar op en dat heeft niets te maken met deze persoon.

Half uur per week trainen is te veel

In dit programma van ongeveer 2 uur per maand konden de champions hun kennis bijspijkeren. En één keer per maand een training volgen en 1x per maand een digitale inloop sessie waarop ze kennis konden vergaren. Dat was een half uur in de week voor eigen ontwikkeling. Een half uur in de week klinkt niet veel, maar dat is het wel. Want het lot van champion is ook dat er de hele tijd collega’s aankloppen voor hulp, waardoor het eigen werk achter raakt.

Waarom werkt een championsprogramma niet?

Een championsprogramma werkt niet omdat de champions geen tijd krijgen om handen en voeten te geven aan die rol. Ze mogen kennis opdoen maar lopen uiteindelijk gefrustreerd rond omdat ze die kennis niet in de organisatie kunnen brengen.

Stel je voor dat je een kortere route weet van A naar B. Je hebt tijd nodig om dat te implementeren en toch krijg je die tijd niet. Dus je weet elke dag dat er een kortere route is van A naar B. Maar je moet om blijven rijden. Omdat er geen tijd is om dat te veranderen.

Stel je voor wat dat met een champion doet. Dat is niet leuk. Dus wat ik na een tijdje van champions hoorde was: “ja, ze doen helemaal niks met mijn adviezen. We blijven hier maar werken zoals we altijd al deden. Ik kom er helemaal niet doorheen.” Daarbij zijn het geen trainers en coaches maar ook gewone werknemers. Je zou dus kunnen stellen dat je de champions minder ‘gewone’ werkzaamheden moet geven zodat ze meer tijd hebben om te stralen als de champion die ze zijn.

Een champion wil geen collega’s trainen

Een champion wil namelijk helemaal niet trainen. De instelling van de gemiddelde champion is reactief. Daarnaast viel het op dat een champion heel weinig tijd krijgt. Als je wel aan de slag wilt met champions, doe het dan proactief en geef ze een paar uur in de week de tijd om beter te worden en kennis te kunnen overdragen.

50% van de champions verlaten de organisatie

Het bovenstaande voorbeeld komt bij veel organisaties voor, logischerwijs raken de champions steeds meer gefrustreerd. Door jarenlang zulke programma’s te draaien en bij organisatie te komen kwam ik er dus achter dat de programma’s helemaal niet het gewenste effect hadden. Ik heb mijn resultaten bij elkaar gelegd en kwam tot deze conclusie: ongeveer twee jaar nadat er een champions community is opgestart heeft 50% van die champions de organisatie verlaten.

Goede mensen geen kans gegeven

Dan ben je dus niet alleen je champion kwijt, maar ook alle kennis die je had ingekocht. Want de champion heeft helemaal geen tijd gekregen om die kennis te verspreiden.

Bovendien waren het goede mensen, ze waren geselecteerd omdat ze waardevol zijn. Het verlies is dus dubbelop. De organisatie verliest de meest waardevolle mensen. Ja, dat is natuurlijk niet hoe we het bedacht hadden.

Ondersteun je champion

Naast hun eigen kennis hebben ze ook ondersteuning nodig. Zorg dus dat er binnen de organisatie iemand is met een bepaalde managementpositie waar ze heen kunnen als ze ergens tegenaan lopen. Zorg dat je intern een persoon voor ze hebt waarmee ze kunnen sparren waarmee ze kunnen overleggen. Dit kost natuurlijk ook geld, maar je houdt de kennis en je waardevolle medewerkers wel in huis. Wees goed voor je champion dan is je champion goed voor jou.

Wel aan de slag met een championsprogramma?

Champions kunnen echt succesvol bijdragen aan veranderingen, maar dan moet het wel goed gedaan worden. Maar voordat je dat doet, denk dan eens hierover na:

  • Welke verantwoordelijkheden krijgen ze en wat gaan ze precies doen?
  • Gaan ze reactief informatie opnemen of geef je ze de tijd om het goed te doen?
  • Wat is het echte doel dat je voor ogen hebt? Kennis overdacht of een andere manier van werken?

Download de 4 power tips voor een succesvol championsprogramma hier.

Maar als jij je budget slimmer wilt inzetten werkt een gewoon championsprogramma niet. Wil je weten hoe je wel slimmer met je budget om kan gaan en veranderingen succesvol implementeren? Stuur een bericht naar carina@workspaceheroes.com.