Het afgelopen jaar zijn er noodgedwongen nieuwe of andere communicatiemiddelen ingezet. Er moest snel gehandeld worden en er was nauwelijks tot geen voorbereiding en daardoor weinig communicatie. Het was AAN en GAAN. We zijn een jaar verder en veel organisaties kampen met een overschot aan communicatiemiddelen. Dat is niet alleen verwarrend, maar ook onrustig. De bliepjes en de pop-ups tijdens het werk of die presentatie van die leuke collega, leiden je af.

Digitale onzekerheden leiden tot stress

Heb je Skype of Teams nog wel eens “open staan”? Of klik je alleen maar als er een vergadering is? Merk je dat jij en je collega’s tegen dezelfde digitale onzekerheden en stressfactoren aanlopen? Want komt iedereen altijd naar het digitale werkoverleg? En hebben ze dan de camera aan? Kun je ze horen? En krijg je nog wel tijdig antwoord op een e-mail of chat?

Herken je hier iets in?

Stop, wacht even.

Heel even maar.

Blijkbaar loopt het niet op rolletjes en dat is helemaal niet erg.

Na een turbulent jaar stil staan

Het is tijd voor reflectie.

Want voorlopig werken we nog thuis. Wellicht ga je nooit meer terug naar kantoor.  Dit is de nieuwe manier van werken, maar is dit op deze manier vol te houden?

Nee? Bedenk dus eens: hoe gaat het nu en wat kan er beter? Wat wil je behouden binnen deze manier van digitaal werken, communiceren en wat mag eruit? Vraag het aan je collega’s: waar hebben zij behoefte aan? En weet je al of Teams definitief blijft of eruit geknikkerd wordt? Welk communicatiemiddel vind jij het beste voor jouw organisatie? En hoe wil je dat dit dan weer gecommuniceerd wordt?

Ben je erachter?

Misschien twijfel je nog.

Maar kunnen jullie hier samen uitkomen.

Want dan wordt het echt leuk!

Spijkers met koppen slaan

Want dan is de tijd aangebroken voor glasheldere communicatie. En lekker spijkers met koppen slaan. Want duidelijkheid geven over welke ICT tool er vanaf nu ingezet wordt en voor welk communicatiedoel is key. Dan hou je mensen gemotiveerd en wordt de deze digitale jungle een oase van rust. Duidelijk communiceren gaat je dus zeker helpen.

Leren door uitproberen

Door de snelheid waarmee een jaar geleden gehandeld moest worden is de technologie gewoon aangezet. Men is gestart en gaandeweg hebben jij en je collega’s binnen het nieuwe aanbod voorkeuren gekregen. Logisch. Maar als je als organisatie bijvoorbeeld niet wil dat WhatsApp op het zakelijk vlak gebruikt wordt, begin dan vandaag nog met dit helder te communiceren. Zodat alle neuzen straks dezelfde kant op staan.

Hoe krijg je alle neuzen dezelfde kant op?

Bedenk welk communicatiemiddel je wilt inzetten en wanneer. Maak dat zo duidelijk mogelijk. Geef ook aan wat de reactietijden zijn die je daarbij mag verwachten. Implementeer de stoplichtmethode. Schrijf heldere afspraken op en onderbouw waarom hiervoor gekozen wordt. Doe dat het liefst op één A4 die in één oogopslag helderheid geeft.

Maak van communicatie weer een krachtig middel. Want dan blijven we elkaar zien en horen op de momenten die ertoe doen. En vergeet niet: als je een systeem aanzet, durf er dan ook één uit te zetten. Maak keuzes als organisatie.